Un viaggio di gruppo organizzato ha una sequenza precisa, e conoscerla toglie quasi tutte le domande che si fanno prima di prenotare: quando pago, cosa devo mandare, quando so gli orari dei voli, come conosco gli altri, cosa succede in aeroporto. Questa è la sequenza di un viaggio Woyage, dalla scheda sul sito al rientro; la versione breve è nella pagina come funziona Woyage.
1. Scegliere il viaggio e la partenza
Ogni itinerario ha una scheda con il programma giorno per giorno, la lista di cosa è incluso, le domande pratiche (documenti, visto, bagaglio) e le partenze con la data, il prezzo, l’acconto e, dove prevista, la fascia d’età (aperta a tutti o 21-55). Le “essenze di viaggio” indicano il carattere: natura, città, relax, storia e cultura, party e nightlife, on the road. Le partenze dei prossimi mesi sono nella homepage e nelle pagine per mese e per stagione; le destinazioni hanno una pagina con i viaggi e le guide.
2. Prenotare: acconto, dati, saldo
Si prenota online in pochi passaggi: si sceglie la partenza, si inseriscono i dati dei partecipanti (si può prenotare per più persone insieme), si versa l’acconto indicato sulla partenza e si riceve la conferma con la fattura. Il saldo va versato entro la scadenza comunicata nella conferma; in alternativa si può pagare a rate. I pagamenti con carta passano da Stripe. Per le destinazioni che richiedono il passaporto servono i suoi dati: chi non lo ha ancora prenota con la carta d’identità e aggiorna i dati dall’area personale entro 40 giorni dalla partenza. L’assicurazione medico-bagaglio-annullamento è compresa dal momento della prenotazione: chi non può più partire scrive a info@woyage.it con nome, numero di prenotazione e motivo, e il team valuta la soluzione in base alle condizioni del contratto e alla polizza.
3. I documenti e le autorizzazioni
La scheda dice cosa serve: la carta d’identità per Madeira e Tenerife; il passaporto con sei mesi di validità dalla data di rientro per tutte le altre destinazioni; l’ESTA per gli Stati Uniti, da richiedere online (circa 40 dollari); il Visa on Arrival a Bali (circa 30 €, all’arrivo); il Jordan Pass per la Giordania, che Woyage acquista per tutti; nessun visto per Giappone, Thailandia, Emirati, Qatar e Oman per soggiorni turistici brevi, e per la Cina al momento nessun visto fino a 30 giorni. Chi ha timbri di Paesi soggetti a restrizioni controlla con l’ambasciata.
4. Un mese prima: l’email con tutto
Circa 30 giorni prima della partenza arriva l’email con l’itinerario dettagliato con i servizi confermati, gli operativi dei voli (orari, compagnia, dettagli del check-in), la lista di cosa portare in base al clima e alle attività, e l’aeroporto da cui parte il coordinatore, Milano o Roma. Chi vive altrove può farsi aiutare a organizzare il trasferimento verso l’aeroporto. Il programma pubblicato sul sito può avere variazioni per motivi tecnici o di forza maggiore: la versione definitiva è questa.
5. Quindici giorni prima: il gruppo WhatsApp
Si apre il gruppo WhatsApp del viaggio con tutti i partecipanti e il coordinatore: ci si presenta, si scopre chi parte dallo stesso aeroporto, si chiedono le ultime cose. È il momento in cui il gruppo smette di essere una lista di nomi.
6. L’aeroporto e il volo
Il coordinatore dà appuntamento in aeroporto, raccoglie il gruppo e gestisce il check-in e la coincidenza. Chi parte dall’altro aeroporto (Roma se il coordinatore parte da Milano, o viceversa) ha i suoi biglietti e incontra il gruppo allo scalo o all’arrivo. I voli sono inclusi con il bagaglio indicato nella scheda.
7. I giorni di viaggio
Ogni giornata ha le visite insieme, i trasferimenti organizzati (minibus, auto private, treni veloci, barche), le ore libere e la cena inclusa. Il coordinatore tiene gli orari, fa i check-in negli hotel 4 e 5 stelle, gestisce gli imprevisti e consiglia nel tempo libero; un numero di emergenza Woyage è attivo 24 ore su 24. Le camere sono doppie, condivise con un partecipante dello stesso sesso, o singole con supplemento per chi l’ha chiesta. I pranzi sono liberi; gli ingressi e le attività del programma sono già pagati, senza casse comuni.
8. Il rientro e dopo
L’ultimo giorno il coordinatore accompagna il gruppo all’aeroporto e si rientra insieme. Dopo il viaggio arriva la richiesta di recensione, che aiuta chi deve ancora scegliere; molti gruppi restano in contatto, e ogni anno Woyage organizza una reunion per chi ha viaggiato. Chi ha domande prima di prenotare le trova nelle domande frequenti o scrive al team.
Le date da ricordare
- Alla prenotazione: acconto, dati dei partecipanti, assicurazione attiva.
- Entro la scadenza in conferma: saldo (o rate).
- 40 giorni prima: dati del passaporto aggiornati, se non inseriti alla prenotazione.
- 30 giorni prima: email con itinerario definitivo, voli, lista valigia, aeroporto del coordinatore.
- 15 giorni prima: gruppo WhatsApp.
- 72 ore prima (Stati Uniti): ESTA richiesta e approvata.
Domande frequenti
Quanto pago alla prenotazione?
L’acconto indicato sulla partenza; il saldo entro la scadenza comunicata nella conferma, oppure a rate.
Quando ricevo gli orari dei voli?
Circa un mese prima della partenza, nell’email con l’itinerario dettagliato e la lista di cosa portare.
Da dove si parte?
Da Milano o da Roma; l’aeroporto del coordinatore viene comunicato un mese prima. Chi vive altrove può farsi aiutare per il trasferimento.
Cosa succede se non posso più partire?
Si scrive subito a info@woyage.it con nome, numero di prenotazione e motivo: si applicano le condizioni del contratto e, dove prevista, la copertura dell’assicurazione annullamento inclusa.
Devo organizzare qualcosa da solo?
Solo i documenti personali (passaporto, ESTA dove serve) e il trasferimento verso l’aeroporto di partenza. Il resto è nella quota.
