“Accompagnatore dall’Italia” è la riga che compare in fondo a ogni scheda dei viaggi di gruppo Woyage, e spesso è la più fraintesa: non è una guida con il microfono che recita date davanti ai monumenti, e non è nemmeno un capogruppo che conta le teste sul pullman. È la persona che parte con il gruppo dall’Italia, resta fino al rientro e fa funzionare il viaggio. Qui cosa fa davvero, cosa cambia rispetto a una guida locale, e com’è una giornata tipo.
Accompagnatore e guida locale: la differenza
La guida turistica locale è un professionista del luogo, abilitato, che spiega un sito: Petra, i templi di Kyoto, i parchi dell’Ovest americano. Lavora per qualche ora, in un posto, e poi saluta. L’accompagnatore, o coordinatore come lo chiama Woyage, è con il gruppo dal primo all’ultimo giorno: parla italiano, conosce il programma e l’organizzazione, ha i contatti di hotel, autisti e fornitori, e gestisce tutto quello che sta tra una visita e l’altra. Nei viaggi Woyage il coordinatore c’è sempre; la guida locale si aggiunge dove il programma lo indica (per esempio la guida Navajo a Monument Valley), non nei musei o nei templi in genere, che si visitano con il gruppo e con il tempo per guardare. Woyage lo scrive in ogni scheda: salvo indicazione contraria, non è inclusa una guida locale durante le visite.
Cosa fa il coordinatore, dall’inizio alla fine
- Prima della partenza: entra nel gruppo WhatsApp, che si apre un paio di settimane prima, risponde alle domande pratiche (valigia, documenti, cambio, app da scaricare) e controlla che tutti abbiano i documenti giusti: il passaporto con sei mesi di validità, l’ESTA per gli Stati Uniti, il Jordan Pass che Woyage acquista per tutti. L’aeroporto da cui parte il coordinatore (Milano o Roma) viene comunicato circa un mese prima.
- All’aeroporto: raccoglie il gruppo, gestisce il check-in di gruppo e la coincidenza, e dall’altra parte i trasferimenti verso l’hotel.
- Ogni giorno: tiene gli orari, conferma i mezzi (minibus, treni veloci, barche, jeep), fa i check-in in hotel, anticipa i problemi (un sito chiuso, il tempo che cambia a Madeira, una levada da sostituire), tiene i contatti con i ristoranti delle cene incluse.
- Gli imprevisti: un volo cancellato, un bagaglio perso, un malessere, un documento dimenticato in hotel. È il motivo per cui le recensioni parlano del coordinatore più che dei monumenti. Luca D. M., dopo Tenerife: “Ringrazio Woyage per l’ottima gestione dell’imprevisto della cancellazione del volo.” Maria Cristina, dopo Madeira: “Agenzia seria che ha risolto al meglio la cancellazione del nostro volo e ha rispettato il programma.”
- Il gruppo: presenta le persone la prima sera, assegna le camere, tiene insieme chi vuole stare insieme e lascia spazio a chi vuole stare per conto suo. Nel post che racconta il metodo Woyage si legge che i coordinatori “non guidano dall’alto: aprono porte, facilitano ritmi, proteggono la qualità del tempo”.
- Il tempo libero: consiglia dove pranzare, cosa fare nel pomeriggio libero, come arrivare a quel quartiere, e resta raggiungibile. Oltre a lui, un numero di emergenza Woyage è attivo 24 ore su 24.
Una giornata tipo con il coordinatore
Prendiamo un giorno a Kyoto, nel viaggio in Giappone. Alle 8 il coordinatore è nella hall con il programma della giornata e i biglietti del treno; alle 8.30 il gruppo parte, lui guida la camminata verso il Fushimi Inari, spiega come funziona il santuario e lascia a ognuno il tempo di salire fino a dove vuole tra i torii. A mezzogiorno indica tre posti dove pranzare e dà appuntamento alle 14 alla stazione; nel pomeriggio il gruppo visita il Kiyomizu-dera e il quartiere di Gion, il coordinatore tiene gli orari e il passo di chi è più lento. Alle 17 chi vuole torna in hotel, chi vuole resta a Gion con lui per l’ora blu. Alle 19.30 la cena inclusa in un izakaya prenotato da settimane, poi la sera libera. Nel frattempo ha confermato il trasferimento del giorno dopo per Nara e risposto a chi ha perso la Suica. Lia S., su Google: “tutto perfetto, grazie soprattutto all’accompagnatrice Silvia”.
Perché conta, in numeri
Un gruppo Woyage è di 8-14 persone: con un coordinatore vuol dire un rapporto che nessun bus da cinquanta posti ha. Dentro la quota ci sono i voli, gli hotel 4 e 5 stelle, i trasferimenti, le cene, le attività e l’assicurazione; il coordinatore è la voce che le tiene insieme. Roberto D., dopo New York, su Google: “Il tutto incluso descritto nel sito e nei loro social è veritiero e comprende davvero tutto colazioni cene spostamenti e naturalmente voli e sistemazioni in hotel. Ad esclusione dei pranzi.”
Cosa non fa
Non è una guida abilitata nei siti archeologici, dove la legge o il programma prevedono la guida locale; non decide al posto del gruppo come passare il tempo libero; non raccoglie “casse comuni” per gli extra, perché gli extra sono già nella quota. E non urla: i gruppi Woyage sono piccoli apposta.
Come funziona il viaggio dall’inizio alla fine è spiegato in come funziona Woyage; le domande pratiche hanno risposta nelle domande frequenti.
Domande frequenti
Cosa fa un accompagnatore turistico?
Parte con il gruppo dall’Italia e resta per tutto il viaggio: gestisce trasferimenti, orari, check-in, imprevisti e il gruppo. Non è la guida che spiega i monumenti.
C’è l’accompagnatore in tutti i viaggi Woyage?
Sì, in ogni partenza, dall’aeroporto di partenza al rientro.
Ci sono anche guide locali?
Solo dove il programma lo indica (per esempio la guida Navajo a Monument Valley): le visite in genere si fanno con il gruppo e il coordinatore.
Da dove parte l’accompagnatore?
Da Milano o da Roma: l’aeroporto viene comunicato circa un mese prima della partenza. Chi parte dall’altro aeroporto incontra il gruppo allo scalo o a destinazione.
Chi chiamo in caso di emergenza?
Il coordinatore, che è con il gruppo, e il numero di emergenza Woyage attivo 24 ore su 24.
